Für viele Vermögende ist die Buchhaltung ein Labyrinth aus Zahlen, Gesetzen und komplexen Regelungen. Und wenn das Vermögen über eine vermögensverwaltende GmbH verwaltet wird, erscheint dieses Labyrinth sogar noch undurchdringlicher. Schließlich gibt es hier besondere Anforderungen an die buchhalterische Erfassung von Wertpapiertransaktionen, auf die viele gängige Buchhaltungssysteme nicht ausgelegt sind.
Eine Unterstützung bei der Wertpapierbuchhaltung ist allerdings nicht nur für vermögensverwaltende GmbHs sinnvoll. Auch bei anderen Rechtsformen wie etwa Kommanditgesellschaften oder Stiftungen – unter Umständen sogar im Privatvermögen – kann ein Family Office helfen. Doch der Reihe nach …
Privatvermögen: Mehr als nur Zahlen
Im Privatvermögen ist der Weg zur fertigen Steuererklärung noch vergleichsweise einfach. Im Prinzip verantwortet der Steuerberater die Abstimmung sowie den Übertrag der Zahlen aus den Aufstellungen der Banken beziehungsweise der Vermögensverwalter. Schließlich sind inländische Depotbanken schon aus regulatorischen Gründen darauf ausgerichtet, Privatvermögen korrekt abbilden zu können.
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Betriebsvermögen: Die hohe Kunst der Buchhaltung
Im Betriebsvermögen, etwa bei einer vermögensverwaltenden GmbH, sind die Anforderungen deutlich höher, auch weil es immer wieder starke Abweichungen zu den Auswertungen der Banken beziehungsweise der Vermögensverwalter geben kann. Ein Beispiel hierfür: Die Verbrauchsfolgeverfahren, wie beispielsweise FIFO – kurz für First-In-First-Out – oder LIFO – kurz für Last-In-First-Out – sind im Handelsrecht zulässig. Beim LIFO-Verfahren geht man etwa davon aus, dass die zuletzt eingelagerten Waren zuerst wieder entnommen werden. Bei Wertpapieren ist dieses Verfahren dagegen ausgeschlossen. Hier greift die Durchschnittsmethode.
Was sich kompliziert anhört, ist es auch – und kann Folgen haben. Kreditinstitute und Depotbanken können die korrekte Bewertungsmethodik teilweise nicht abbilden, was zu falsch ausgewiesenen Veräußerungsergebnissen führen kann. Doch es sind nicht nur die Verbrauchsfolgeverfahren, die nicht immer korrekt ausgewiesen werden.
Die Besonderheiten bei Fondserträgen
Ein weiteres Beispiel aus der Praxis: Die Teilfreistellung bei Fonds, die je nach Rechtsform des Vermögensinhabers abweicht. Die Verbuchung von Fondserträgen klingt zunächst ganz einfach. Die Einkünfte aus Investmentfonds, also etwa Ausschüttungen oder Veräußerungsgewinne, werden im Privatvermögen den Kapitaleinkünften zugeordnet und unterliegen somit der Abgeltungssteuer. Im Betriebsvermögen fließen Betriebseinnahmen zu.
Allerdings werden die Einkünfte des jeweiligen Anlegers als Ausgleich für die steuerliche Belastung auf Fondsebene teilweise von der Einkommensteuer befreit. Diese Teilfreistellung soll eine Doppelbelastung durch eine Besteuerung eines Ertrags sowohl auf Fonds- als auch auf Anlegerebene vermeiden beziehungsweise abmildern. Daher erfolgt eine pauschale Freistellung mit unterschiedlichen Freistellungssätzen.
Der korrekte Umgang mit Fremdwährungsergebnissen
Auch die steuerlich korrekte Behandlung von Fremdwährungsgewinnen sowie -verlusten kann im Zuge der Aufbereitung für die Buchhaltung zu einer Herausforderung werden. Schon die Anforderungen sind kompliziert. Nach bisheriger Regelung waren Fremdwährungsgeschäfte nur im Rahmen der privaten Veräußerungsgeschäfte nach §23 EStG steuerpflichtig. Nach einem Jahr Haltedauer waren die Ergebnisse steuerfrei.
Gemäß BMF-Schreiben vom 19. Mai 2022 unterliegen Währungsgewinne beziehungsweise -verluste aus einer verbrieften oder unverbrieften verzinslichen Kapitalforderung oder eines verzinslichen Fremdwährungsguthabens nun jedoch den Einkünften aus Kapitalvermögen, sodass diese unabhängig von der Haltedauer zu versteuern sind.
Es wird noch komplizierter: Bei unverzinslichen Fremdwährungsguthaben, reinen Zahlungsverkehrskonten, Kreditkarten und sonstigen digitalen Zahlungsmitteln bleibt es dagegen bei der bisherigen Regelung, da hier keine sogenannte Einkunftserzielungsabsicht unterstellt wird.
Was niemand wundern dürfte: Die Berechnung dieser Währungsgewinne hat sich in der Praxis als hochkomplex erwiesen und ist, ohne eine darauf ausgelegte Software, kaum zu handhaben. Da inländische Banken erst seit Kurzem die Auflage haben, diese Geschäfte abbilden zu können, gibt es mit Blick auf die Richtigkeit bisher kaum Erfahrungswerte. Für ausländische Banken besteht nicht einmal eine Verpflichtung, die Währungsergebnisse auszuweisen.
Das korrekte Zahlenwerk als Teil des Family-Office-Angebots
Die buchhalterische Erfassung im Betriebsvermögen erfordert eine genaue Prüfung und Abstimmung des Zahlenwerks. Zuerst durch den Steuerberater, der auf dieser Basis den Jahresabschluss erstellt, anschließend zum Teil noch durch Wirtschaftsprüfer.
Die Zusammenarbeit mit einem Family Office kann hierbei sinnvoll sein, auch um Steuerberater als erste Prüfinstanz zu unterstützen und zu entlasten. Für Kanzleien, die zudem nur vereinzelte Kunden mit Wertpapiervermögen betreuen, lohnen sich spezialisierte Software-Lösungen kaum.
Für Family Offices kann das „korrekte Zahlenwerk“ also ein Teil des Dienstleistungsangebots sein: Einerseits ist das Reporting beziehungsweise Controlling ein Teilbereich des gewöhnlich sehr umfangreichen Angebots eines Family Office, anderseits ist dieses in der Regel das „Herzstück“ und damit die Grundlage für strategische Fragestellungen über alle Anlageklassen hinweg. Es gewährleistet die Kontrolle beziehungsweise Überwachung und ermöglicht umfassende Auswertungen zu Performanceberechnungen sowie Risikoanalysen. Je nach Anforderung können diese Auswertungen individuell für den Steuerberater sowie Mandanten regelmäßig oder auf Anfrage erstellt werden.
Die Vermögensbuchhaltung als konkrete Dienstleistung
Die laufende Verbuchung sämtlicher Geschäftsvorfälle rund um das Wertpapiervermögen ist dabei der erste Schritt zum korrekten Zahlenwerk. Hierbei geht es nicht nur um Käufe, Verkäufe und die Verbuchung von Erträgen, wie Zins- oder Dividendenzahlungen, sondern auch um Kapitalmaßnahmen oder Abgrenzungsbuchungen, wie beispielsweise aufgelaufene Stückzinsen bei Anleihen.
Die Lieferung der Daten erfolgt dabei idealerweise via elektronischer Schnittstelle zwischen den Depotbanken und dem Family Office. Einige Banken bieten hierfür hochwertige elektronische Lösungen mit geringer Verzögerung zwischen Geschäftsvorfall und tatsächlicher Verbuchung an.
Diese Daten werden stets auf Plausibilität geprüft und erfasst, wobei die Verantwortung für die korrekte Erfassung beim Vermögensbuchhalter und dem Family-Office-Berater liegt. Nach erfolgreicher Aggregation der Daten können diese dann eins zu eins an den Steuerberater weitergeleitet werden – etwa via Schnittstelle, zum Beispiel an DATEV mit gewünschtem Kontenrahmen.
Die beiden am weitesten verbreiteten Kontenrahmen für Unternehmen in Deutschland sind die Standard-Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04. Diese Kontenrahmen enthalten alle für die jeweilige Rechtsform und Branche relevanten Buchführungskonten. Ein „Mapping“ gewährleistet die korrekte Überführung der Daten in den mit dem Steuerberater abgestimmten Kontenrahmen.
Das Angebot ist individuell gestaltbar
Da die Dienstleistung eines professionellen Reportings und Controllings sehr individuell ist, gilt dies auch für die mandatsbezogene Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Ein konkretes Beispiel: Bei der Bewertung der Vermögenswerte finden entweder das gemilderte Niederstwertprinzip, das strenge Niederstwertprinzip oder individuelle Vorgaben Anwendung. Je nach Bewertungsmethode können die Wertberichtungen sehr unterschiedlich ausfallen. Eine professionelle Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Family Office ist an dieser Stelle unverzichtbar und führt letztlich zu einem Effizienz- und signifikanten Transparenzgewinn für den Mandanten.
Aber auch der Steuerberater profitiert, denn bei der Zusammenarbeit gibt es auf der Seite des Family Offices stets einen mandatsbezogenen Buchhalter, der die Verbuchung der Transaktionen sowie die Vorbereitung des Jahresabschlusses verantwortet, allerdings auch als zusätzlicher Ansprechpartner fungieren kann. Kenntnisse und Erfahrungen in handelsrechtlicher Buchhaltung, Wertpapierbuchhaltung sowie steuerliche Zusammenhänge sind daher zwingend erforderlich. So gelingt es, die Fallstricke erfolgreich zu vermeiden.
Hieraus abgeleitet ist auch der finanzielle Aufwand für ein solches Setup unterschiedlich. In Abhängigkeit von der Komplexität des Vermögens, der Anzahl an Transaktionen pro Jahr, der Verfügbarkeit von Schnittstellen und des Dienstleitungsumfangs erfolgt eine Preisfindung zwischen Mandant und Family Office.
Aber auch direkte Kooperationen zwischen Steuerberatungskanzleien und Family Office sind möglich. Beispielsweise, um die Wertpapierbuchhaltung eines sonst klassischen Mandanten auszulagern.
Die Vorteile der Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Family Office
Manche Steuerberater stehen der Zusammenarbeit mit einem Family Office zunächst skeptisch gegenüber. Dabei ist klar: Das Family Office konzentriert sich hierbei auf die Wertpapierbuchhaltung, sowie die Erfassung sonstiger Vermögensgegenstände. Hierzu zählen Anlageklassen wie Private Equity, Private Debt, Infrastruktur und Immobilien, bei denen die Kapitalflüsse in Kapitalabrufe, Veräußerungsgewinne oder etwa Zinsen zu zerlegen sind.
Außerhalb dieser Sphäre erfolgt keine Buchung ohne Anweisung des Steuerberaters, der auch gemäß Standesrecht für die Erstellung des Jahresabschlusses sowie der Steuererklärung verantwortlich ist.
Aufgrund der Vielzahl an Buchungssätzen pro Jahr, je nach Komplexität mehrere Tausend Transaktionen, bringt eine Zusammenarbeit zwischen Family Office und dem Steuerberater also vor allem eine Entlastung auf der Kapazitätsseite – und etwas mehr Durchblick im vermeintlichen Labyrinth aus Zahlen, Gesetzen und komplexen Regelungen.
Über die Gastautoren:
Simon Janßen ist Kundenberater bei HQ Trust. Janßen ist seit 2018 am Standort in Düsseldorf tätig. Als Kundenberater verantwortet er die ganzheitliche Beratung und Betreuung von Privatkunden und Unternehmerfamilien. Ein Schwerpunkt seiner Tätigkeit ist die generationsübergreifende Strukturierung und Steuerung komplexer Vermögen.
Malte Sebald ist Vermögensbuchhalter bei HQ Trust. Sebald arbeitet seit dem Jahr 2020 in der Düsseldorfer Niederlassung als Vermögensbuchhalter und ist für die Erfassung aller vermögensspezifischer Geschäftsvorfälle von komplexen Mandaten verantwortlich. Schwerpunktmäßig betreut er dabei Mandate, bei denen HQ Trust die jeweiligen Steuerberater bei der Jahresabschlusserstellung unterstützt.
